U svakoj zgradi postoji jasna granica. Ono što je iza vrata stana održava se uredno, jer je odgovornost očigledna. Ono što je ispred njih, hodnik, stepenište, ulaz, lift, podrum i dvorište, često se zapušta iako kroz njega svakodnevno prolaze isti ti ljudi. Razlog nije nemar pojedinaca nego podeljena odgovornost. Kada je nešto svačije, nije jasno ko reaguje, pa se čeka da neko drugi primeti i uradi. Za to vreme se nečistoća gomila postepeno, a upravo je postepenost najveći problem. Stanari se naviknu na stanje, jer se promena dešava iz nedelje u nedelju i nikada nije dovoljno velika da izazove reakciju. Onaj ko prvi primeti je gost, kupac stana ili neko ko dolazi prvi put. Druga stvar koju ljudi potcene je da zajednički prostori nisu samo estetika. Oni utiču na bezbednost, na vrednost stanova i na odnose među stanarima, a kada se jednom zapuste, vraćanje u red košta znatno više nego redovno održavanje.
Situacija koja se dešava stalno izgleda ovako. Porodica prodaje stan, sredi ga, okreči i pripremi za prikazivanje. Zainteresovani kupac dolazi u zakazano vreme, ulazi u zgradu i pre nego što stigne do vrata prolazi kroz ulaz sa izlepljenim reklamama, prljavim staklom na vratima, hodnikom u kome se oseća miris iz podruma i stepeništem sa tragovima cipela po celoj visini. Do trenutka kada uđe u stan, on je već napravio zaključak. Stan mu se dopadne, ali u glavi ostane utisak da je zgrada zapuštena, pa u pregovorima traži nižu cenu ili traži dalje. Prodavac to doživi kao neopravdano cenkanje, a zapravo je reč o vrlo racionalnoj proceni, jer kupac kupuje i zgradu, ne samo kvadrate iza vrata. Zbog toga se ulaganje u zajedničke prostore uvek vrati, i to najbrže kod prodaje i izdavanja, a redovno održavanje zgrada i zajedničkih prostorija je najjeftiniji način da se taj utisak drži na nivou.
Kada se pogleda odakle dolazi prljavština u zgradi, ispostavi se da najveći deo ulazi spolja, i to na cipelama i na točkovima kolica. To znači da je najopterećeniji deo uvek prvih nekoliko metara od ulaznih vrata, pa se tu i najbrže vidi zapuštenost. Odatle se nečistoća raznosi po celoj vertikali. Drugi izvor je vazduh, prašina koja se taloži na gelenderima, prozorskim daskama, radijatorima, poštanskim sandučićima i rasveti. Treći su ljudi, otisci na staklu i kvakama, tragovi na zidovima na visini ramena i ruku, i mesta gde se stalno dodiruje, poput tastera lifta i prekidača. Četvrti je otpad, prostor oko kanti i put kojim se kese nose. Peti su vlažne zone, podrum i prostorije sa instalacijama, gde se javljaju miris i buđ. Kada se zna gde se nečistoća stvara, jasno je i da nema smisla čistiti sve jednako često. Neka mesta traže svakodnevnu pažnju, a druga povremenu.
U mnogim zgradama se održavanje svodi na jedno, na brisanje stepeništa. To je korisno ali ne rešava utisak, jer oko ne gleda samo pod. Ono što se najviše primeti su staklene površine, ulazna vrata i prozori, jer se na njima svaki trag vidi pod svetlom. Zatim gelenderi i rukohvati, koji se stalno dodiruju i brzo postanu lepljivi. Zatim zidovi na visini ruku, gde se skupljaju tragovi. Zatim rasveta, jer prašnjava i delimično neispravna svetla čine da ceo prostor izgleda mračno i zapušteno, a to utiče i na osećaj bezbednosti. Zatim poštanski sandučići i table sa obaveštenjima, na kojima se gomilaju stari papiri i reklame. I na kraju uglovi i ivice, gde se skuplja ono što se pri brzom brisanju uvek preskoči. Zbog toga ozbiljno održavanje ima listu po zonama i po učestalosti, umesto da se sve svodi na jednu radnju koja se ponavlja.
Kod velikog broja zgrada najuporniji problem nije prljavština nego miris, i on gotovo uvek dolazi iz istih izvora. Prvi je podrum, gde su vlaga, slabo provetravanje i stvari koje stanari godinama odlažu, pa se javlja karakterističan zadah vlage. Drugi je prostor za smeće, kante i put do njih, naročito leti. Treći su slivnici i sifoni u zajedničkim prostorijama koji se retko koriste, pa im voda ispari i tada kroz njih ulazi miris iz kanalizacije, što se rešava vrlo jednostavno, povremenim sipanjem vode. Četvrti su procurele instalacije i vlaga u zidu, gde miris znači da postoji problem koji se ne rešava čišćenjem. Praktičan pristup je uvek isti. Miris se ne prekriva osveživačima, jer to traje sat vremena, nego se traži izvor. Kada se izvor ukloni, prostor se dezinfikuje i provetri, a ako je uzrok tehnički, čišćenje se radi tek posle popravke, jer se u suprotnom problem vraća za nekoliko dana.
U zgradi postoji nekoliko površina koje dodirne gotovo svaki stanar svakoga dana. To su kvake i ulazna vrata, tasteri lifta, rukohvati, interfon i prekidači za svetlo. Sa higijenske strane, upravo te tačke imaju najveći značaj, jer se preko njih najlakše prenosi ono što niko ne vidi. Zbog toga se u ozbiljnom planu održavanja te površine ne samo brišu nego se i dezinfikuju, i to češće nego ostatak prostora. Lift je poseban slučaj i traži pažnju iz nekoliko razloga. Prvi je što je to zatvoren prostor bez provetravanja, pa se u njemu miris zadržava. Drugi je što se ogledala i metalne površine lako flekaju. Treći je što se u liftu prevozi sve, od kesa sa smećem do građevinskog materijala, pa se pod i zidovi brzo prljaju. Praktično pravilo je da čist i osvetljen lift daje utisak uredne zgrade više nego bilo koja druga pojedinačna stvar.
Održavanje se ne planira isto tokom cele godine. Od kasne jeseni do kraja zime u zgradu ulaze voda, blato i so, pa se hodnici prljaju višestruko brže. Uz to, so za odmrzavanje puteva oštećuje podove i ostavlja bele tragove koje obično brisanje ne skida, pa se traži drugačiji pristup. Zbog toga je najkorisnija stvar u tom periodu dobra ulazna zona, otirač koji je dovoljno velik da čovek na njemu napravi bar tri koraka, jer mali otirač na kome se stane jednom praktično ne radi ništa. U jesen se dodaje i lišće, koje pomešano sa vodom pravi klizavu i tvrdokornu naslagu. Leti se pak javljaju drugi problemi, prašina, insekti i miris oko kanti. Praktično to znači da se učestalost čišćenja tokom zime povećava, jer isti raspored koji odgovara maju u januaru jednostavno nije dovoljan, a razlika se vidi već posle nedelju dana.
Deo održavanja koji ljudi ne povezuju sa čistoćom, a direktno utiče na bezbednost. Prvi je klizav pod, jer je vlažno stepenište jedan od najčešćih uzroka padova, naročito kod starijih stanara. Zbog toga se pranje planira tako da prostor ne ostaje mokar u vreme najvećeg prometa, a tamo gde je moguće koriste se oznake da je pod mokar. Drugi je osvetljenje, jer neispravna sijalica na stepeništu nije samo estetski problem. Treći su zakrčeni prolazi, bicikli, kolica, kutije i stvari ostavljene u hodniku, koje pored toga što skupljaju prašinu smetaju u evakuaciji. Četvrti su podrumi puni odloženih stvari, koje su i požarni rizik i idealno mesto za glodare i insekte. Peti su slomljene pločice i olabavljeni rukohvati, koje uočava upravo onaj ko svakodnevno čisti. Zbog toga dobra služba održavanja ne samo da čisti nego i prijavljuje ono što primeti, a to upravnicima štedi mnogo.
U mnogim zgradama postoji dogovor da stanari naizmenično čiste, i to obično traje nekoliko meseci pa se raspadne. Razlozi su predvidivi. Prvo, ljudi imaju različite standarde, pa jedan sprat izgleda uredno a drugi ne, i to odmah stvara nezadovoljstvo. Drugo, javljaju se izgovori i preskakanja, jer se raspored ne poklapa sa obavezama, a niko nema alat da to sprovede. Treće, čišćenje zajedničkih prostora traži opremu i sredstva koje domaćinstvo nema, mašine za pranje većih površina, sredstva za različite podloge i opremu za rad na visini. Četvrto, javlja se osećaj nepravde, jer neko ima veliku porodicu i pravi više prometa a čisti isto koliko i samac. Peto, sitni sukobi oko toga ko nije uradio svoj deo brzo zatruju odnose u zgradi, a to je cena koju niko nije planirao. Zbog toga se najveći broj zgrada pre ili kasnije odluči za spoljnu službu, jer se time uklanja i sam povod za sukob.
Dobar plan nije spisak želja nego raspored po zonama i učestalosti. Svakodnevno ili vrlo često idu ulazna zona, lift i najprometniji delovi prizemlja. Nekoliko puta nedeljno ide stepenište i hodnici, uz brisanje rukohvata i najdodirivanijih površina. Nedeljno idu staklene površine na ulazu, poštanski sandučići, table sa obaveštenjima i prostor oko kanti. Mesečno idu prašina sa viših površina, rasveta, prozori na međuspratovima i ivice. Sezonski idu podrum, dvorište, dubinsko čišćenje podova i pranje spoljnih površina. Uz to je važno da postoji jasan opis šta usluga obuhvata, jer se najveći broj nesporazuma javlja upravo tu, stanari očekuju nešto što nikada nije bilo dogovoreno. Kada se plan postavi ovako, održavanje prestaje da bude tema svakog sastanka, a pojedinosti oko obima i termina se najlakše razjasne kroz odgovore na najčešća pitanja pre nego što se bilo šta dogovori.
Nekoliko navika smanjuje potrebu za čišćenjem više nego što izgleda. Prva je kvalitetan i dovoljno velik otirač na ulazu, jer se time zaustavi najveći deo prljavštine na samom početku. Druga je da se kese ne ostavljaju ispred vrata i u hodniku, čak ni na sat vremena, jer se tu javljaju i miris i insekti. Treća je da se reklamni materijal ne razbacuje, nego da postoji kutija ili korpa kod sandučića. Četvrta je da se stvari ne odlažu u zajedničke prolaze. Peta je da se prijave sitni kvarovi odmah, curenje, neispravna sijalica, olabavljena pločica, jer se svaki od njih pretvara u veći problem. Šesta je provetravanje hodnika i podruma, naročito posle vlažnog vremena. Sedma, i najvažnija za odnose u zgradi, je da se dogovoreni raspored poštuje, da se veliki radovi i selidbe najave, jer se posle njih uvek javlja vanredno čišćenje koje neko mora da uradi.
Postoje situacije u kojima redovno održavanje nije dovoljno i traži se jednokratan, temeljan zahvat. Prva je posle građevinskih radova, jer građevinska prašina prodire svuda i ne skida se običnim brisanjem, a taloži se danima posle završetka posla. Druga je useljenje u novu zgradu, gde se prostor prvi put dovodi u upotrebno stanje. Trecá je posle dužeg zapuštanja, kada se nakupilo toliko da redovno čišćenje ne može da nadoknadi, pa se prvo radi generalno pa se onda uvodi ritam. Četvrta je posle havarije, poplave ili puknuća cevi, gde je uz čišćenje potrebno i sušenje i dezinfekcija da se spreči buđ. Peta je pred prodaju ili izdavanje, kada se ulaže u utisak. Šesta je sezonski, jednom ili dva puta godišnje, kada se rade stvari koje se inače ne stižu. U svim tim slučajevima je ključno da se radi redom, odozgo nadole i od najprljavijih ka čistijim zonama, jer se u suprotnom posao radi dva puta.
Kada se pojavi predlog da se angažuje služba održavanja, prva reakcija je uvek cena po stanu. Vredi je posmatrati u kontekstu. Prvo, redovno održavanje usporava propadanje podova, stolarije i instalacija, jer se prljavština i vlaga ne zadržavaju, pa se skuplji radovi odlažu godinama. Drugo, uredni zajednički prostori direktno utiču na vrednost stanova i na to koliko brzo se prodaju i izdaju. Treće, uklanja se povod za sukobe među stanarima, što je vrednost koju niko ne obračunava a svi je osete. Četvrto, dobija se predvidivost, prostor izgleda isto svake nedelje, umesto da zavisi od raspoloženja i rasporeda. Peto, neko ko svakodnevno prolazi kroz zgradu primeti probleme rano, a rana prijava je uvek jeftinija od popravke. Kada se sve to sabere, održavanje spada u one troškove koji se ne vide dok postoje, a vrlo brzo se vide kada nestanu, pa se raspored i obim najlakše dogovaraju kroz zahtev za ponudu i procenu prostora, jer svaka zgrada ima svoje potrebe.
